Para las personas con proyectos personales, para los emprendedores y para todos los trabajadores es muy importante la gestión del tiempo. La Matriz Eisenhower, diseñada por el expresidente de los Estados Unidos y difundida durante su gestión, aparece como una solución ante la pérdida de productividad.
Dwight Eisenhower fue el 34° presidente del país norteamericano y gobernó durante la denominada Guerra Fría contra Rusia. Al mandatario le destacaban su productividad. Él impulsó esta matriz para administrar su tiempo y ordenar sus prioridades a la hora de decidir qué es lo debe realizar en este momento y qué puede postergarse.
Qué es la Matriz Eisenhower
Es una herramienta, un recurso que permite al trabajador gestionar su tiempo, de manera que puede determinar cuál de todas sus actividades tiene un carácter más urgente y cúal puede dejarse para más tarde. Su objetivo principal es establecer una jerarquía de todas las tareas correspondientes a la carga laboral.
Stephen Convey, un especialista en administración empresarial retomó la Matriz Eisenhower en su libro los 7 hábitos de la gente altamente efectiva y la caracterizó para explicar cómo es la mejor manera de aplicarla a la realidad.
Cómo funciona la Matriz Eisenhower
El experto detalló que se deben seguir una serie de cinco pasos para planificar y gestionar las tareas de una manera que permita jerarquizar algunas actividades, delegar una parte de ellas a otras personas y eliminar aquellas que no sirvan.
- Establecer los cuadrantes. Las tareas se organizan en cuatro cuadrantes: importante, no importante, urgente y no urgente.
- Clasificar las tareas. Una vez que se determinaron las cuatro opciones, se debe incluir cada actividad a realizar dentro de los cuadros correspondientes. El cuadrante urgente importante se completa con todo lo que no pueda postergarse ni delegarse a nadie más. Es lo más relevante para la empresa. El importante y no urgente tiene todo lo que es esencial pero sin un deadline inmediato. En el no urgente y no importante se involucra todo lo que sería una distracción, tareas que tienden a la procrastinación. Todo lo que está aquí es eliminable. Por último, en el urgente y no importante, en cambio, se hallan todas las actividades que por ser menores es posible delegarlas a otras personas. De esta manera, no se sacrifica tiempo en objetivos livianos.
- Aprender a delegar. Para utilizar la Matriz Eisenhower de forma exitosa es de suma importancia saber entregar actividades a otras personas y no considerar que todo debe ser realizado por uno mismo. Así se evita perder tiempo.
- Implementar la estrategia con el equipo. Esta etapa consiste en que todas las personas desarrollen la misma matriz para realizar un trabajo en cadena.
- Enfocar los esfuerzos de manera efectiva. Seguir los pasos clasificados en la segunda etapa, de modo que las actividades urgentes e importantes sean completadas antes de finalizar la jornada.
