Existen muchos modos de aumentar la eficiencia en las actividades laborales y por eso muchos profesionales implementan distintas técnicas de productividad que les posibilitan alcanzar los objetivos deseados, el grado de concentración necesaria o impedir las distracciones que los retrasan en sus empleos.
5 técnicas de productividad para aplicar en el trabajo y en la vida
Saber cuando dejar de trabajar
La primera de las técnicas de productividad fue acuñada por Ernest Hemingway, ganador del Premio Nobel de Literatura en 1954, aunque su método se aplica a la literatura puede extenderse a cualquier área en la que se realicen trabajos creativos. El truco, explicó el aclamado autor de El viejo y el mar, está en saber cuándo hay que detenerse.
“La mejor manera es siempre parar cuando te va bien y cuando sabes lo que sucederá a continuación”, reveló sobre su estrategia. Es decir que no se debe hacer todo lo que se pueda en un día, sino que hay que detenerse y dejar la posibilidad de tener algo con lo que comenzar la jornada siguiente.
Este método se puede aplicar en proyectos personales, por ejemplo, en los que se está desarrollando una aplicación. Si bien es positivo aprovechar el tiempo al máximo, Hemingway no recomienda iniciar el trabajo sin saber qué se va a realizar.
Comerse una rana
La segunda de las cinco técnicas de productividad tiene un título curioso que no es literal. Está basada en una cita de otro escritor, Mark Twain: “Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te ocurrirá a lo largo del día“. Es una metáfora para explicar el orden de prioridades que se debe adoptar, al menos según quienes realizan esta estrategia.
Su aplicación es muy sencilla, solamente requiere de la identificación de la tarea que más pereza provoca en el trabajador. Una vez realizado este paso, lo único que debe hacerse es completarla a primera hora de la mañana para liberar la jornada y que el resto del día sea mucho más sutil.
Es recomendable para quienes suelen ser más productivos en la mañana, ya que garantizarán sus mejores horas al empleo más demandante. Cabe destacar que no solamente es recomendable para un trabajo, también puede aplicarse a otros ámbitos, como el ejercicio físico. De esta manera, una vez cumplida con la obligación, se destinarán esfuerzos en otra cosa.
El método Pomodoro
En tercer lugar del listado de técnicas de productividad aparece una estrategia que sirve tanto para estudiar como para un trabajo. Es una forma de gestionar el tiempo y la dedicación en segmentos bien limitados, de modo que quienes lo aplican se garantizan un tiempo para el ocio personal.
Lo esencial de este método es dividir el día en sesiones de enfoque, en las que se debe trabajar al máximo de las capacidades, en 25 minutos con descansos entre medios. Algunos aplican tiempos libres de 5 minutos, aunque hay quienes recomiendan que sea de la misma cantidad que las del empleo o estudio. No deben ser, en ningún caso, mayores.
Es recomendable para las personas que tengan déficits de atención e hiperactividad ya que los temporizadores están diseñados para ellos. Existen, a su vez, varias aplicaciones para los teléfonos celulares que realizan el conteo.
DeepWork
La cuarta de las técnicas de productividad sirve para quienes sufren del multitasking, de llevar a cabo muchas labores y no poder concentrarse en una única teoría. Quienes la aplican, consideran que la eficiencia de sus actividades se corresponde con la exclusividad que garantiza el DeepWork.
El nombre de esta técnica lo inventó Cal Newport, escritor estadounidense, que desarrolló una serie de métodos y técnicas de productividad. Su principal recomendación es identificar todos los estímulos, hoy suelen ser los celulares y las redes sociales, que sean elementos de distracción e interfieran en la tarea. Aconseja escribirlo en una agenda.
El segundo paso consiste en eliminarlo o alejarlo de la vista. Por ejemplo, para evitar agarrar el teléfono, algo que muchas veces sucede de forma inconsciente y automática, dice que lo mejor que puede realizarse es ubicarlo lejos de las manos.
Finalmente, lo más importante que hay que hacer es seleccionar un horario del día en el que se destinarán, como mínimo, cuatro horas seguidas de máxima concentración a una única tarea de relevancia. En el resto del tiempo, los trabajadores deben dedicarse a descansar, a actividades que sean placenteras.
Timeboxing
En cuarto lugar, aparece otra de las técnicas de productividad más utilizadas por los empresarios del ámbito de la tecnología. Su cometido consiste en elevar la efectividad de las tareas, evitando la procrastinación.
A diferencia de las anteriores, su objetivo es clasificar las tareas siguiendo un orden de prioridad, algo que puede aplicarse para labores en grupo. Esto se realiza para evitar destinar varias horas en finalidades que no son de relevancia y que suelen atrasar las actividades esenciales.
Una vez que se haya determinado la tarea más importante, hay que seguir cuatro simples pasos:
- Determinar el tiempo que se tardará en realizar.
- Fijar un horario y una fecha en el calendario para hacerlo.
- Elegir si se respetará un bloque flexible o uno rígido.
- Durante el timeboxing evitar cualquier distracción, en especial del celular.
En base a esto, se establecen bloques de tiempo. Hay dos alternativas. Por un lado están los rígidos, que se recomiendan para las personas más detallistas, en los que los profesionales no podrán interrumpir sus tareas hasta haber alcanzado un límite horario impuesto por ellos mismos. De esta manera se evita trabajar más de lo recomendable.
Por otra parte, están los bloques más flexibles que, como indica su nombre, pueden adaptarse a las circunstancias de cada contexto. Aquí el tiempo es una sugerencia y pueden aplicarse cuando se desconoce el tiempo que se demorará en completar una tarea o cuando es muy complicada y demandante.
