Las reuniones efectivas de trabajo son aquellas donde los colaboradores terminan sintiéndose productivos, positivos sobre el uso de su tiempo y con avances concretos. Además, esta práctica debería generar nuevas ideas, ayudar en la planificación, promover acciones y colaborar para formar un equipo activo e informado.
En otras palabras, las reuniones de trabajo son un encuentro para que los miembros de un equipo –o varios equipos– de trabajo puedan deliberar diferentes asuntos para tomar decisiones o resolver problemas específicos.
Sin embargo, muchas veces estos objetivos no se cumplen. Puede ser porque hay mucha distracción en el equipo, por una cuestión de horarios o duración tediosa, la falta de toma de notas sobre los asuntos urgentes o la falta de un hilo conductor y planificador durante la reunión.
5 consejos para una reunión de trabajo efectiva
Para evitar estos vicios comunes, se recomiendan las siguientes prácticas para lograr reuniones efectivas y productivas:
Planificación
Es importante establecer un temario de los asuntos por tratar y tener en claro los objetivos de la reunión, además de comunicar de antemano el día y hora del encuentro, quién lo moderará y quién será el responsable de poner por escrito los acuerdos a los que se llegue.
Sin una planificación, los asistentes sentirán que están frente a una situación improvisada, sin un rumbo claro, lo que generará desmotivación. Por medio de una agenda planificada, se evitará que ronden temas innecesarios y se sobrepase el tiempo de la reunión.
Respetar horarios
El tiempo es valioso para todos. Llegar a la reunión puntualmente y respetar el horario de inicio de la misma es respetar a todas las personas presentes y su tiempo. Si esto no sucede, se generará un malestar generalizado y un atraso en el resto de las actividades laborales.
Fomentar una actitud positiva hacia los conflictos
La reunión es el espacio en el que se exponen conflictos. La mejor manera de crear soluciones efectivas para los problemas es partir de una actitud positiva, tomando estas situaciones como un aprendizaje. Las soluciones deben tomarse por medio del diálogo dirigido a un objetivo, no solo discutiendo sobre el problema. Esto podrá lograrse si los participantes logran escuchar y respetar atentamente los distintos puntos de vista.
Evitar distracciones
Apagar los teléfonos celulares y cualquier tipo de distracción individual o grupal contribuye a crear un clima que permitirá trabajar de forma productiva. La reunión debe llevarse a cabo en un lugar ameno y silencioso, donde se garantice la ausencia de interrupciones innecesarias.
Hacer una evaluación final
Al finalizar la reunión, es conveniente recapitular sobre lo dialogado en la sesión. Hay que revisar todos los temas y chequear si se alcanzaron los objetivos propuestos. Esta evaluación también ayudará a dar cuenta de los procesos o dinámicas que quizás no fueron de utilidad durante la reunión y que pueden perfeccionarse.
Se debe comprender que las reuniones forman parte del trabajo y son necesarias, tanto en lo individual como en lo grupal. Por eso, no hay que tomarlas a la ligera o hacer un mal uso de ellas. La profesionalidad se mide también con el respeto a los demás, horarios y planificaciones. Además, evaluar cómo mejorar en cada ámbito y proponer nuevas ideas siempre es valorado en los equipos de trabajo.
